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内部审计实务指南第2号——物资采购审计
2009-01-10 中国内部… 中国内部审计协会   (点击数:)
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第一章 总则

第一条 为了规范物资采购审计的内容、程序与方法,根据《内部审计基本准则》及内部审计具体准则制定本指南。

第二条 本指南所称物资采购审计是指组织内部审计机构及人员依据有关法律、法规、政策及相关标准,按照一定的程序和方法,对物资采购各部门和环节的经营活动和内部控制等所进行的独立监督和评价活动。本指南所称“物资”是指组织在产品生产、基本建设和专项工程中所使用的主要原材料、辅助材料、燃料、动力、工具、配件和设备等。

第三条 本指南适用于各类组织的内部审计机构、内部审计人员及其从事的内部审计活动。

第四条 物资采购审计的目的是改善物资采购质量,降低采购费用,维护组织的合法权益,促进组织价值的增加及目标的实现。

第五条 物资采购审计是对物资采购全过程实施的监督和评价,是财务审计与管理审计的融合。物资采购审计的主要内容包括审计物资采购内部控制、采购计划、采购合同、采购招标、供货商选择、采购数量、采购价格、采购质量、物资保管、结算付款以及物资采购期后事项等。

第六条 根据组织的管理模式和要求、物资采购业务量的大小、内部审计机构资源等的不同,物资采购审计可以采取项目管理式审计和过程参与式审计两种模式。

(一)项目管理式审计是有重点、有目的地将某物资采购部门、环节或物资品种纳入年度审计计划,形成为特定审计项目,并实施相应审计程序的审计模式。大、中型规模的组织适合采用该模式。

(二)过程参与式审计是由专职内部审计人员参与监督物资采购的全过程或者部分重要过程,实现物资采购审计的日常化。小规模组织可以采用该模式。

第七条 内部审计人员有责任警示被审计单位关注物资采购的现有和潜在风险。

第八条 内部审计人员应具有物资采购管理的相关专业知识,熟悉相关法律、法规、政策和组织内部有关规定,掌握物资采购内部控制原理,了解组织物资采购现状和外部环境的变化。开展专业技术性较强的物资采购审计,内部审计机构可聘请外部专家参与。

第二章 物资采购前期审计

第九条 物资采购前期审计是从制定年度审计计划开始到具体实施物资采购审计程序之前对各项审计工作作出的安排。其基本过程包括:

(一)编制年度审计计划,确定审计对象。内部审计人员应综合考虑以下各种因素:

1.重要性。选择采购数量较大、采购次数频繁、采购价格较高、采购价格变化频繁、质量问题突出、长期积压或短缺、在ABC分类管理法下的A类和B类物资、群众反映普遍、领导关注、内部控制薄弱和出现错弊概率较高的部门、环节或物资类别等。

2.物资采购方案、内部控制的重大变化。内部审计应根据外部环境和内部条件的变化,适时审查新的物资采购方案和内部控制的适当性、合法性和有效性,将其列入审计计划。

3.改进空间。根据成本效益原则,内部审计人员应将工作改进空间较大、在增值性方面有潜力的物资采购部门、环节或物资类别确定为审计项目。

4.审计资源。

5.风险因素。风险因素可能来自组织内部或外部。组织规模、经济业务性质、账户余额大小、出现错弊概率、物价变动幅度、技术变化速度、管理人员素质和能力、业务量大小等都是潜在的风险因素。一般而言,风险大的项目应优先作出审计安排。

(二)获取与研究相关资料,制定项目审计计划和审计方案。相关资料包括:

1、物资采购目标和计划;

2、前期物资采购审计工作底稿;

3、组织资料,例如组织结构图和工作说明、政策和程序手册以及重大的组织系统变化等;

4、财务会计资料;

5、相关制度规定,例如采购政策、采购程序制度、授权审批制度、供货商管理制度、财产接触制度、合同或协议签定制度、凭证管理制度和定价策略等;

6、外部信息资料,例如同行业相关资料、物价水平和变化幅度、技术变化程度和供货商资料等;

7、法律性文件。

内部审计人员应通过审阅资料、咨询技术专家、进行分析性复核、现场观察物资采购流程、询问等方法,研究相关背景资料,初步评价重要性和审计风险,进而制定适合本组织实际情况的物资采购项目审计计划及审计方案。经适当管理层批准后,向被审计单位发出物资采购审计通知书。

(三)审查、评价内部控制。物资采购内部控制包括控制环境、风险管理、控制活动、信息与沟通以及监督五个要素。

1、采购控制环境。采购控制环境包括以下内容:董事会成员的知识和经验丰富程度、独立性地位、独立董事所占比例、审计委员会的设置情况;管理者对待物资采购内部控制的重视程度、采取的经营理念和管理模式;企业文化所塑造的员工基本信念、价值观念、思维和行为方式;组织结构的适当性、权责划分的明确性、奖惩的分明性、岗位设置的合理性、人员素质的适当性;组织人力资源政策的适当性等。

2、采购风险管理。采购风险管理包括物资采购风险识别、风险评估和风险应对策略。风险识别包括检查外部因素(如竞争、技术和经济变化等)和内部因素(如员工素质、组织活动性质、信息系统处理特点等);风险评估包括估计风险的严重程度、评价风险发生的可能性;风险应对策略包括根据风险评估结果作出的回避、接受、降低或分担等风险应对措施等。

3、采购控制活动。物资采购控制活动包括以下内容:业务授权、职责分离、质量验收控制、物资采购招标控制、凭证和记录控制、资产接触和记录使用控制、独立检查、物价信息控制。

4、采购信息与沟通。物资采购相关信息除了涉及财务信息外,还涉及非财务信息,如物价变动信息、市场需求信息、经济政策信息、技术信息、供应渠道变化信息、业务流程再造信息等。信息沟通方式包括政策手册、财务报告手册、备查簿、口头交流、例外情况报告和管理事例等。

5、采购监督。采取的方式包括物资采购内部控制自我评估、内部审计报告、内部控制例外情况报告、操作人员反馈以及顾客投诉等。

物资采购内部控制审计可通过设置采购内部控制调查表等方式进行深入调查、了解和测试,并形成审计工作底稿。物资采购内部控制调查表格式如表2-1所示。

表2-1 物资采购内部控制调查表

被审计单位名称
XX部门
日 期
索引号
审计项目名称
物资采购内部控制调查
编制人
XX
会计期间或截止日
200x年度
复核人
XX
页 次
问题
不适
备注
一般
(一)物资采购控制环境问题调查
1.管理部门是否认为健全的内部控制能促成物资采购目标的实现?
2.组织结构的设置是否有利于物资采购各部门职责的明确划分和协调运行?
3.有无物资采购程序、手册和详细的岗位说明书?
4.物资采购涉及到的所有员工是否清楚自己所要履行的岗位职责和必须遵循的政策与程序?
5.物资采购政策及其变化是否及时向相关员工进行了传达?
6.管理部门是否定期向员工说明道德行为的重要性?
7.是否制定了书面的道德政策并使员工了解了这些政策?
8.有无制定不合理的采购目标与高业绩挂钩的奖励诱使员工舞弊?
9.员工的素质与其从事的物资采购业务是否相称?
10.有无对员工进行定期专业培训?
(二)物资采购风险管理问题调查
1.是否有适当层次的管理部门参与了对物资采购风险的评估?
2.有无识别物资采购风险的适当办法?
3.物资采购风险的识别是否全面?
4.是否对物资采购风险进行了评估?
5.是否有物资采购风险的防范和化解措施?
6.是否有识别人事、控制程序变化并作出相应反应的机制?
7.有无防止物资积压或短缺的有效办法?
8.物资安全库存量的确定是否合理?有无进一步降低的可能?

表2-1 物资采购内部控制调查表(续)

被审计单位名称
XX部门
日 期
索引号
审计项目名称
物资采购内部控制调查
编制人
XX
会计期间或截止日
200x年度
复核人
XX
页 次
问题
不适
备注
一般
(三)物资采购控制活动问题调查
1.所有物资采购是否以合法经营需求或目的为依据?
2.物资采购是否经过适当的授权批准?
3.是否以最具成本效益的方式取得物资?
4.是否对物资采购实施合同控制?
5.是否对物资采购不相容职务执行了分离?
6.是否对承担采购职责的员工进行定期轮岗?
7.大宗物资采购是否实行招标控制?
8.供货商选择是否做了充分的调查并持续监督供货商业绩?
9.采购物资的价格确定是否合理?
10.有无健全的物资价格信息控制措施,包括物价信息收集、分类、加工、比较的程序控制,信息的质量要求,信息资料的归档保管等?
11.是否对到货物资由独立部门组织认真验收?
12.对验收不合格的采购物资是否及时查明原因落实责任?
13.是否对物资采购进行了永续盘存记录?
14.在缺乏永续盘存记录时,是否存在补偿控制措施?
15.物资采购是否实施了ABC分类管理法?
16.是否对物资进行定期盘点?
17.是否在有关物资采购票证审核一致、无误的基础上确认应付账款负债?
18.是否定期发送供货商对账单?
19.有无物资接触和记录使用控制措施?
20.对物资采购是否采取了健全的凭证和记录控制?
21.是否有针对计算机环境下物资采购信息处理的安全控制标准和措施?

表2-1 物资采购内部控制调查表(续)

被审计单位名称
XX部门
日 期
索引号
审计项目名称
物资采购内部控制调查
编制人
XX
会计期间或截止日
200x年度
复核人
XX
页 次
问题
不适
备注
一般
(四)物资采购信息与沟通问题调查
1.管理部门是否鼓励涉及物资采购的所有各方交流信息?组织内部信息渠道是否通畅?
2.信息沟通是否能使员工有效履行职责?
3.与组织外部是否有信息沟通?
4.是否存在根据截止期信息对物资采购明细账和总账进行控制和调节?
5.是否对重大物资采购差异进行了及时调查和处理,是否将调查结果向管理层提交?
6.管理部门是否投入充分的资源来支持对信息系统的开发和修改?
7.是否保持最新的物资采购会计文件?
8.收集的外部信息是否全面,包括物价变动信息、市场需求信息、经济政策信息、技术信息、供应渠道变化信息、业务流程再造信息等?
9.有无通畅的例外情况报告渠道?
10.员工的反馈以及供货商的投诉渠道是否畅通?
11.是否采取措施保证网络环境下信息处理和传递的安全完整和对计算机病毒的防范?
(五)物质采购监督问题调查
1.是否建立适当管理程序来保证物资采购控制的运行并对运行的效果进行评估?
2.是否存在适当的程序对物资采购活动进行持续的日常监督?
3.监督活动中发现的控制薄弱环节是否向适当管理层汇报?是否根据需要对政策和程序进行修改?
4.是否设立独立稽核员对物资采购实施独立监督?
5.审计活动范围是否能够足以证明物资采购内部控制的有效性?
审计结论:

 

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